Regulamento Interno
(Com as alterações aprovadas durante o 6º Congresso em 09 de Agosto de 1999 na Assembleia Geral do Rio de Janeiro, e pela Assembleia Geral em 21 de julho de 2014, por ocasião do 11º Congresso da AIL no Mindelo)
Capítulo I (Âmbito)
Artigo 1º (Âmbito e objetivos)
O presente regulamento abrange, no seu conjunto, a Associação Internacional de Lusitanistas e visa preencher eventuais falhas e omissões decorrentes do carácter genérico dos seus Estatutos, bem como proporcionar as normas práticas indispensáveis à sua aplicação.
Artigo 2º (Órgãos abrangidos)
Os princípios estatuídos no presente regulamento devem orientar na sua atividade os diversos órgãos que compõem a Associação, nomeadamente a Assembleia Geral, o Conselho Diretivo, o Conselho Fiscal e bem assim o/a Coordenador/a do Congresso.
Capítulo II (Da Assembleia Geral)
Artigo 3º (Composição)
A Assembleia Geral é composta por todas as pessoas integrantes da Associação com as quotas atualizadas.
Artigo 4º (Periodicidade)
1. A Assembleia Geral reunirá ordinariamente de três em três anos, durante a realização do Congresso.
2. No decorrer do Congresso a Assembleia Geral terá as sessões que o Conselho Diretivo entender necessário convocar.
3. Extraordinariamente, a Assembleia Geral pode reunir por deliberação do Conselho Diretivo ou ainda nos termos da alínea c) do Artigo 6º dos Estatutos, devendo a Presidência do Conselho Diretivo convocá-la logo após a recepção do respetivo requerimento, de molde a que a sessão tenha lugar nos oito meses subsequentes.
4. Para as sessões a realizar no decorrer de um Congresso, as convocatórias não carecem de antecedência superior a doze horas e serão feitas por afixação em lugar visível a todas as pessoas participantes no Congresso.
Artigo 5º (Funcionamento)
1. As reuniões da Assembleia Geral serão dirigidas por uma Mesa, eleita no início dos trabalhos exclusivamente para esse fim e constituída por uma Presidência e duas Secretarias.
2. Compete à Presidência eleita nos termos do número anterior dirigir os trabalhos e às Secretarias organizar as inscrições para uso da palavra e entregar à Secretaria-Geral/Tesouraria, no final da reunião, uma síntese do que nela se passou.
3. Constitui quórum bastante para a realização da Assembleia Geral:
a) Mais de 50% das pessoas inscritas para o Congresso, tratando-se de Assembleia Geral ordinária.
b) Mais de 50% das/dos associadas/os, tratando-se de Assembleia Geral extraordinária.
4. As deliberações são tomadas por maioria simples de votos expressos, salvo os casos previstos nos Estatutos ou no presente Regulamento.
5. Qualquer integrante da Associação é livre de formular as propostas que entender, nos seguintes termos:
a) As propostas relacionadas com a Ordem de Trabalhos previamente divulgada devem ser entregues à Presidência do Conselho Diretivo ou à Secretaria-Geral/Tesouraria até três horas antes do início da reunião.
b) As propostas que tenham a ver com a metodologia ou cujo conteúdo seja de carácter pontual em relação a um assunto em discussão podem, se a Mesa assim o entender, ser formuladas no decurso da reunião.
c) A Mesa não pode rejeitar a apreciação, por parte da Assembleia, das propostas mencionadas na alínea a).
6. Os relatórios apresentados pelo Conselho Diretivo, designadamente os da Presidência e Secretaria-Geral/Tesouraria, não poderão ser apreciados sem o parecer prévio do Conselho Fiscal, o qual deverá acompanhá-los ao serem submetidos à Assembleia Geral.
7. A eventual proposta de alteração da quota trienal é apresentada pelo Conselho Diretivo e deve ser acompanhada da respetiva fundamentação.
Artigo 6º (Ordem de Trabalhos)
1. Da Ordem de Trabalhos de cada reunião ordinária da Assembleia Geral constarão obrigatoriamente os seguintes pontos:
a) Ratificação das decisões do Conselho Diretivo no tocante a admissão de novas pessoas sócias.
b) Apreciação dos relatórios do Conselho Diretivo, da competência da Presidência e da Secretaria-Geral/Tesouraria.
c) Apreciação e votação das contas referentes ao triénio anterior.
d) Eleição dos corpos gerentes, nos termos do artigo 23º.
e) Posse dos corpos gerentes eleitos.
f) Marcação do Congresso seguinte ou delegação de poderes para o efeito no Conselho Diretivo.
2. Os pontos descritos no número anterior poderão ser repartidos pelas várias sessões que venham a ocorrer durante um Congresso.
3. A Assembleia Geral, em sessão extraordinária, só pode deliberar em matéria para que haja sido expressamente convocada.
Capítulo III (Do Conselho Diretivo)
Artigo 7º (Periodicidade das reuniões)
1. A Comissão Executiva reunirá, por decisão e convocatória da sua Presidência, durante a realização do Congresso, sempre que isso seja julgado necessário.
2. Em qualquer outra altura, o Conselho Diretivo poderá reunir desde que a fortuita proximidade geográfica das pessoas que o integrem o permita e a Presidência entenda por bem convocá-lo.
3. A Presidência deverá ainda convocar o Conselho Diretivo sempre que isso lhe seja requerido por um terço das respetivas pessoas que o integrem, devendo proceder à competente convocatória de molde a que a reunião tenha lugar no prazo máximo de seis meses após o requerimento.
4. Nos termos estatutários, as disposições relativas ao Conselho Diretivo são aplicáveis ao Secretariado, se existir, e de acordo com os poderes que nele forem delegados pelo mesmo Conselho Diretivo.
Artigo 8º (Funcionamento)
1. As reuniões do Conselho Diretivo são dirigidas pela Presidência ou, no seu impedimento, pela 1ª Vice-Presidência ou ainda, no impedimento desta, pela 2ª Vice-Presidência.
2. À Secretaria-Geral/Tesouraria cabe secretariar as reuniões, podendo ser substituída nessas funções por um/a dos/das vogais.
Artigo 9º (Ordem de Trabalhos)
1. A Ordem de Trabalhos de cada reunião é da responsabilidade da Presidência, devendo incluir obrigatoriamente os seguintes pontos:
a) Informação da Presidência sobre as atividades desenvolvidas desde a última reunião.
b) Informação da Secretaria-Geral/Tesouraria sobre a situação financeira da Associação.
c) Ratificação de decisões tomadas pela Presidência e pelo Secretariado desde a última reunião.
d) Informação da pessoa Coordenadora do Congresso seguinte sobre os seus preparativos.
2. Na primeira reunião após a tomada de posse o Conselho Diretivo procederá obrigatoriamente à distribuição, pelas/pelos vogais eleitas/os, dos cargos de 2ª Vice-Presidência e, se assim o entender, à criação do Secretariado, designando, para o efeito, um terceiro elemento, além da Presidência e da Secretaria-Geral / Tesouraria, para o integrar.
Artigo 10º (Competência da Presidência)
Compete à Presidência:
1. Dirigir as reuniões do Conselho Diretivo.
2. Representar a Associação.
3. Convocar a Assembleia Geral e o Conselho Diretivo.
4. Tomar conhecimento do expediente dirigido à Associação e assinar expediente em nome dela.
5. Promover a divulgação pública da Associação.
6. Providenciar a publicação regular da revista, designar a sua Direção Executiva e nomear as pessoas especialistas convidadas do Conselho Redatorial.
7. Orientar os fundos em conjunto com a Secretaria-Geral/Tesouraria.
8. Admitir transitoriamente novas pessoas sócias, até reunião do Conselho Diretivo.
9. Apresentar à Assembleia Geral, em sessão ordinária, relatório circunstanciado sobre a atividade da Associação entre Congressos, após aprovação do Conselho Diretivo e parecer do Conselho Fiscal.
10. Dar posse ao novo Conselho Diretivo e ao Conselho Fiscal, ato que deverá ter lugar na última sessão da Assembleia Geral realizada em cada congresso.
11. Exercer outros poderes que lhe sejam conferidos pelos Estatutos ou pelo Regulamento Interno e ainda os que o Conselho Diretivo entenda por bem conferir-lhe.
Artigo 11º (Competência das Vice-Presidências)
1. Compete à 1ª Vice-Presidência substituir a Presidência nas suas ausências e impedimentos.
2. Compete à 2ª Vice-Presidência substituir a 1ª Vice-Presidência nas suas ausências e impedimentos.
3. Compete ainda às Vice-Presidência desempenhar outras funções para que sejam mandatadas pelo Conselho Diretivo ou por delegação da Presidência.
Artigo 12º (Competência da Secretaria-Geral / Tesouraria)
Compete à Secretaria-Geral/Tesouraria:
1. Secretariar as reuniões do Conselho Diretivo e entregar a síntese das atas respetivas à pessoa responsável pela organização das atas do Congresso.
2. Manter atualizado o registo de pessoas associadas.
3. Apresentar à Assembleia Geral, no decorrer do Congresso, relatório sobre a sua atividade entre congressos, após aprovação do Conselho Diretivo e parecer do Conselho Fiscal.
4. Solicitar às pessoas integrantes da Associação a indigitação de nomes para o Conselho Diretivo.
5. Receber as quotizações e gerir os fundos da Associação em colaboração com a Presidência.
6. Promover a publicação das Atas de cada Congresso, desde que a respetiva pessoa coordenadora não tenha possibilidades de assumir tais funções.
7. Manter estreita colaboração com a Presidência e dar seguimento às suas instruções.
8. Representar a Associação por delegação da Presidência ou das pessoas que a substituam.
9. Desempenhar outras funções que o Conselho Diretivo eventualmente lhe atribua.
Artigo 13º (Competência do Secretariado)
Compete ao Secretariado:
Caso seja criado, nos termos estatutários, um Secretariado, competem-lhe, no seu conjunto, todas as funções que resultem de delegação de poderes por parte do Conselho Diretivo.
Artigo 14º (Competência dos/das Vogais)
Compete aos/às Vogais desempenhar as funções que lhes sejam atribuídas pelos Estatutos, por este Regulamento ou de que sejam incumbidos pelo Conselho Diretivo, designadamente a representação e promoção da Associação na sua área de influência.
Capítulo IV (Do Conselho Fiscal)
Artigo 15º (Composição)
1. O Conselho Fiscal é composto por um Presidência e duas pessoas relatoras.
2. Os cargos referidos no número anterior serão distribuídos entre si pelos/pelas integrantes do Conselho Fiscal na primeira reunião que tiver lugar após a respetiva posse.
Artigo 16º (Competência)
Compete ao Conselho Fiscal emitir parecer sobre o relatório de atividades e o relatório de contas a apresentar trienalmente à Assembleia Geral, respetivamente pela Presidência do Conselho Diretivo e pela Secretaria-Geral/Tesouraria.
Artigo 17º (Periodicidade das reuniões)
O Conselho Fiscal reunirá ordinariamente sempre que, para o exercício das suas funções, isso lhe seja solicitado pelo Conselho Diretivo.
Artigo 18º. Do Congresso Geral da AIL.
O Congresso Geral da AIL será convocado cada três anos pela Presidência da AIL e terá as seguintes comissões: uma Comissão Organizadora nomeada pela Presidência da AIL e integrada, pelo menos, pela Presidência da AIL, a Secretaria Geral/Tesouraria e a Coordenação da Comissão Executiva do Congresso; uma Comissão Científica, coordenada, exceto nomeação expressa doutra pessoa integrante da AIL por parte da Presidência da AIL, pelo/a Coordenador/a da Comissão Científica da AIL e constituída pelas pessoas propostas por ela, que velará pela qualidade dos trabalhos apresentados; uma Comissão Executiva, com responsabilidades logísticas, coordenada pela pessoa responsável da instituição que apresentou a candidatura em cuja sede o Congresso terá lugar e que prestará contas à Comissão Organizadora. Facultativamente, poderá existir uma Comissão de Honra, cuja responsabilidade será da Presidência da AIL.